Muzikaèl legt met dit wettelijk verplichte privacy beleidsplan vast welke gegevens wij van onze leden en relaties verzamelen, beveiligen en beheren.
Dit plan is opgesteld, vanwege aanpassingen in de wet Bescherming persoonsgegevens. Hierdoor is Muzikaèl verplicht een beleidsplan op te stellen.
De gegevens die wij van onze leden verzamelen:
Naam, (voor en achter)
Adres
Telefoonnummer
Mailadres
Geboortedatum
Beeldmateriaal (foto en filmmateriaal)
Van welke personen verwerken wij gegevens:
Leden
Sponsoren (enkel NAW-gegevens)
Vrienden van Muzikaèl (enkel NAW-gegevens)
Vrijwilligers aan de vereniging verbonden (NAW en verjaardag)
Wat doen wij met deze gegevens:
Gegevens van leden:
De gegevens van de leden worden in ons systeem gebruikt voor financiële, administratieve en informatieve doeleinden.
Te denken valt aan het verwerken van NAW-gegevens bij aanmelding van een persoon bij de vereniging, het innen van de contributie en het verspreiden van de nieuwsbrief.
Leden kiezen er zelf voor om deel uit te maken van de what’s app-groep van de vereniging.
De ledenlijst (met daarin NAW-gegevens en verjaardag) is voor onze leden inzichtelijk op onze homepage, deze lijst bevindt zich op een zgn. ledenlogin pagina, welke is beveiligd met een wachtwoord. Deze pagina is daardoor niet door derden te raadplegen. Het wachtwoord wordt periodiek gewijzigd.
Het fotomateriaal wat wij van onze leden verzamelen, wordt gebruikt voor promotieactiviteiten zoals flyers, posters en programmaboekjes. Leden worden per stemgroep voorgesteld op onze homepage. Foto’s worden bewaard op een harde schijf, welke is beveiligd met een wachtwoord. Leden geven vooraf toestemming voor het al dan niet gebruiken van hun beeltenis voor promotie doeleinden.
Verder wordt er videomateriaal verzameld t.b.v. dansinstructies. Deze worden op een afgeschermd deel van YouTube bewaard. Deze pagina is beveiligd met een inlognaam en een wachtwoord.
Er wordt jaarlijks een DVD aan de leden aangeboden van de show. Ook voor het maken van video-opnamen, wordt toestemming gegeven door de leden.
Gegevens sponsoren:
De (NAW)gegevens van sponsoren worden beheerd door de sponsorcommissie van Muzikaèl en enkel gebruikt om contact met hen te leggen t.a.v. hun financiële bijdrage aan de vereniging.
Sponsoren worden bedankt op de website, Facebook of in het Jaarverslag na uitdrukkelijke toestemming.
Wanneer sponsoren afzien van hun steun aan de vereniging kunnen zij zich afmelden bij het secretariaat en worden hun gegevens vernietigd.
Gegevens ‘Vrienden van Muzikaèl’:
De gegevens van de ‘Vrienden van Muzikaèl’ worden beheerd door 1 lid van de vereniging en de penningmeester. De (NAW) gegevens worden beheerd op een beschermde computer en gebruikt voor het sturen van infomail, infobulletin en toegangskaarten. Vrienden van Muzikaèl worden geïnformeerd over het feit, dat hun NAW-gegevens worden opgeslagen. Wanneer zij geen vriend van Muzikaèl meer willen zijn, kunnen zij dit aangeven aan het secretariaat en worden hun gegevens verwijderd.
Waar bewaren wij deze persoonsgegevens:
De persoonsgegevens van de leden worden beheerd door het bestuur, en zijn fysiek in bezit van penningmeester en secretariaat. De gegevens worden niet gedeeld met derden zonder toestemming van de leden. Dit geldt ook voor de gegevens van de vrijwilligers.
De persoonsgegevens van de leden worden bewaard gedurende het lidmaatschap van Muzikaèl, na opzeggen van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens van het betreffende lid verwijderd uit ons bestand, met uitsluiting van beeldmateriaal. Deze blijven aanwezig in het archief en het promotiemateriaal.
Ook de gegevens van de betrokken vrijwilligers worden bewaard voor de duur van hun verbondenheid aan de vereniging.
De (NAW) gegevens van de sponsoren worden bewaard op de beveiligde computer van de voorzitter en de verantwoordelijke voor het factureren van de sponsoren.
De (NAW) gegevens van de ‘Vrienden van Muzikaèl’ worden bewaard op de beveiligde computer van het verantwoordelijke lid van de vereniging.
Hoe worden personen geïnformeerd over het gebruik van hun gegevens?
Leden en vrijwilligers worden op het moment van aanmelding individueel schriftelijk geïnformeerd. Zij geven hierbij persoonlijk toestemming voor het gebruik en beheer van hun gegevens.
Vrienden en sponsoren worden geïnformeerd middels een bericht in de nieuwsbrief.
Hoe kunnen personen hun gegevens opvragen/wijzigen?
Leden en aan de vereniging verbonden vrijwilligers kunnen hun gegevens opvragen of inzien door het secretariaat daartoe te verzoeken. Zij kunnen zich ook tot het secretariaat wenden wanneer zij hun toestemming zouden willen intrekken of wijzigen.
Ook vrienden en sponsoren kunnen zich wenden tot het secretariaat van Muzikaèl, wanneer zij inzage wensen in hun persoonsgegevens, of wanneer zij hun toestemming willen intrekken.